Wie wähle ich das richtige ATS aus?

Suchen Sie nach einem Rekrutierungssoftware an Ihre Bedürfnisse angepasst, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Mach dir keine Sorgen, das ist normal. Mit allen auf dem Markt verfügbaren Tools können Sie sich schnell verloren fühlen. In diesem Artikel werde ich Sie Schritt für Schritt bei der Auswahl des ATS unterstützen, das wirklich zu Ihnen passt, basierend auf Ihren Bedürfnissen, Ihrer Art der Rekrutierung und Ihren Zielen.

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Warum ein ATS verwenden?

Wenn Sie immer noch mit verstreuten E-Mails, Excel-Dateien, die sich vervielfachen, und überall hängenden Post-its rekrutieren, können Sie sicher sein: Sie sind nicht allein. Aber Sie werden sehen, es gibt einen großen Unterschied, wenn Sie zu einem echten Tool für die Personalbeschaffung wechseln. Das ATS (Applicant Tracking System) ist genau dafür da, Ihnen viel Zeit zu sparen und Ihr Leben zu vereinfachen.

Besser, schneller rekrutieren

Erstens können Sie damit besser und vor allem viel schneller rekrutieren. Keine vergessenen Anzeigen mehr auf einer Jobbörse oder Lebensläufe, die in einem Briefkasten schlummern. Ein ATS zentralisiert alles: Ihre Stellenangebote werden mit wenigen Klicks auf mehreren Websites veröffentlicht, Bewerbungen kommen automatisch in Ihrer Benutzeroberfläche an, und Sie können jede Datei verfolgen, ohne einen Moment zu verpassen. Sie verbringen weniger Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben und mehr Zeit damit, mit wirklich interessanten Kandidaten zu sprechen.

Und es geht nicht nur um Lautstärke! Dank Funktionen wie Multicasting erhalten Sie sicherlich mehr Anwendungen, vor allem aber von besserer Qualität. Mit ATS können Sie Ihre Anzeigen zusätzlich zu den wichtigsten traditionellen Plattformen auf speziellen Websites veröffentlichen. Das Ergebnis: Sie erhalten zielgerichtetere Profile, die besser auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, und Sie vermeiden es, Zeit mit veralteten Anwendungen zu verschwenden.

Personalbeschaffungen gemeinsam verwalten

Wenn Sie mit mehreren Personen rekrutieren, wissen Sie, wie kompliziert es ist, gut zu kommunizieren. Wer hat diesen Lebenslauf gesehen? Wer hat diesen Kandidaten angerufen? Wer hat dieses Profil validiert?

Mit einem ATS sieht jeder gleichzeitig dasselbe. Sie können Kommentare hinterlassen, Kandidaten Kollegen zuweisen und Profile mit einem Klick teilen. Es ist sofort flüssiger, einfacher und ehrlich gesagt weniger kompliziert.

Verfolgen und analysieren Sie Ihre Rekrutierungen

Und vor allem können Sie Ihre Rekrutierungen endlich wie ein Profi verfolgen und analysieren. Wie viele Bewerbungen haben Sie erhalten? Wie lange dauert es, für diese Position zu rekrutieren? Welche Kanäle funktionieren am besten? Ein ATS liefert Ihnen all diese Daten in Echtzeit. Sie wissen, was funktioniert, was es blockiert, und Sie können Ihre Rekrutierungsprozesse nach der Rekrutierung verbessern.

Ein ATS ist ein echter Schub, um effektiv, ruhig und mit viel Zeit zu rekrutieren.

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Der Rekrutierungsprozess mit einem ATS

Der Rekrutierungsprozess ist oft ein ziemlicher Hindernislauf. Aber mit einem ATS wird alles flüssiger, einfacher und, ehrlich gesagt, angenehmer. Eine gute Rekrutierungssoftware begleitet Sie von Anfang an, Schritt für Schritt. Sie schreibt nicht für Sie, sondern begleitet Sie von A bis Z, um Ihr Stellenangebot perfekt zu strukturieren. Sie folgen einem klaren Weg mit präzisen Schritten, die Sie daran erinnern, was Sie schreiben müssen, welche Informationen wichtig sind und wie Sie Ihre Anzeige attraktiver gestalten können. Ergebnis: Ihre Angebote sind immer vollständig, gut präsentiert und vor allem dank guter Referenzierung auf Jobbörsen besser sichtbar. Keine verpfuschten Anzeigen mehr, die unbemerkt bleiben!

Dann kümmert er sich um die Übertragung, und das nicht nur ein bisschen! Ihre Anzeige erscheint auf einer Vielzahl von Jobbörsen, von den größten Generalisten bis hin zu spezialisierten Jobbörsen, die Ihrer Branche entsprechen. Sie erreichen mehr Menschen, vor allem aber die richtigen Leute. Und wenn Sie ein bisschen direkt einkaufen, können Sie mit ATS auch all das zentralisieren. Sie können LinkedIn-Profile importieren, spontane Bewerbungen hinzufügen, alles kommt an einem Ort an, organisiert und bereit zur Bearbeitung. Verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, mit zehn Tools zu jonglieren, alles ist zentralisiert.

Schließlich macht ATS alles andere einfacher: die Zusammenarbeit mit Kollegen, die Bewertung von Kandidaten und das Treffen endgültiger Entscheidungen. Sie können Ihren Prozess personalisieren, Ihre Rekrutierungsphasen definieren und Kandidaten in einer echten visuellen Pipeline voranbringen. Keine endlosen Besprechungen mehr, nur um den Status eines Falls herauszufinden. Du verfolgst alles in Echtzeit, du kommentierst, du teilst, du entscheidest. Und das alles, ohne in E-Mails oder geteilten Dateien zu ertrinken. Das Ergebnis: Sie rekrutieren schneller, aber vor allem viel besser.

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Die 12 Schritte zur Auswahl des richtigen ATS

1. Definieren Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele

Bevor Sie sich kopfüber mit ATS-Demos oder Vergleichen befassen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, was Sie wirklich von Ihrem zukünftigen Tool erwarten. Warum möchten Sie Ihre Gewohnheiten ändern? Was vermisst du heute?

Vielleicht vergeuden Sie zu viel Zeit damit, Bewerbungen zu sortieren, Sie haben keinen Überblick über Ihre Mitarbeiter oder Sie müssen für bestimmte Stellen schneller rekrutieren. Schreiben Sie Ihre Ziele ganz einfach auf, schwarz auf weiß. Möchten Sie vor allem Zeit sparen? Besser mit Ihren Teams zusammenarbeiten? Die Qualität von Bewerbungen verbessern? Wenn Sie eine klare Vorstellung von Ihren Prioritäten haben, können Sie die Dinge später leichter regeln, ohne sich von Spielereien verführen zu lassen.

2. Nennen Sie die wesentlichen (und sekundären) Funktionen

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, ist es an der Zeit, Ihre konkreten Erwartungen aufzulisten. Welche Funktionen sind Ihrer Meinung nach wirklich wichtig, um unter guten Bedingungen zu arbeiten? Zum Beispiel die Multicast-Anzeigen, die Überwachung von Pipeline-Anwendungen, die Zentralisierung von Anwendungen oder sogar detaillierte Statistiken.

Die Idee ist, sich nicht in endlosen Vergleichen zu verlieren: Sie werden schnell wissen, ob ein Tool die für Sie wichtigsten Kriterien erfüllt.

3. Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit

Ein ATS kann sehr vollständig sein, aber wenn es Ihnen beim ersten Verbindungsaufbau Kopfschmerzen bereitet, ist es das nicht!

Benutzerfreundlichkeit ist ein echtes Kriterium, das nicht unterschätzt werden sollte. Ziel ist es, dass Sie und Ihre Kollegen schnell mit dem Tool loslegen können, ohne dass eine dreitägige Schulung erforderlich ist.

4. Analysieren Sie die Integration mit Ihren vorhandenen Tools (HRIS, Gehaltsabrechnung, Tests, Agenda...)

Ein gutes ATS ist auch ein ATS, das in Ihre Arbeitsumgebung passt. Es geht nicht darum, Informationen von Hand kopieren und einfügen oder erneut eingeben zu müssen.

Prüfen Sie von Anfang an, ob das Tool problemlos eine Verbindung zu Ihrer vorhandenen Software herstellen kann: HRIS, Gehaltsabrechnungssoftware, Outlook- oder Google-Kalender-Agenda, Tools zum Testen von Fähigkeiten oder sogar interne Nachrichten.

Je besser Ihr ATS mit dem Rest Ihres Unternehmens kommunizieren kann, desto mehr Zeit sparen Sie und vermeiden Fehler. Ein Tool, das angepasst werden kann, ist auf lange Sicht immer eine gute Investition.

5. Überprüfen Sie die Einhaltung der DSGVO und die Datensicherheit

Das von Ihnen gewählte ATS muss unbedingt der Allgemeinen Datenschutzverordnung entsprechen.

Das bedeutet, dass es Ihnen ermöglichen sollte, die Zustimmung von Kandidaten einzuholen, Aufbewahrungsfristen zu verwalten und Daten einfach zu löschen oder zu anonymisieren.

Stellen Sie den Herausgebern eindeutig die Frage: Entspricht die Plattform den europäischen Vorschriften? Wo werden die Daten gespeichert? Wer kann darauf zugreifen? Es geht auch um das Vertrauen in Ihre Kandidaten und darum, wie Sie im Falle einer Inspektion durch die CNIL ruhig schlafen können.

6. Schauen Sie sich die Anpassungsmöglichkeiten an

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Gewohnheiten, seine internen Prozesse, seine Art, Dinge zu tun. Ein gutes ATS sollte sich an Sie anpassen können, nicht umgekehrt. Starre Software, die Sie zwingt, Ihr gesamtes Unternehmen zu verändern, kann schnell frustrierend werden. Im Gegenteil, ein flexibles Tool, das sich an Ihre Bedürfnisse anpasst, ermöglicht es Ihnen, effektiv zu bleiben und Ihre Teams besser einzubeziehen.

7. Fordern Sie eine personalisierte Demo an

Fragen Sie immer nach einer personalisierten Demo, bevor Sie die Bankkarte herausnehmen. Nicht nur ein kurzer Überblick über das Tool, sondern eine echte Präsentation, die an Ihren Kontext angepasst ist. Erläutern Sie, wie Sie rekrutieren, welche Herausforderungen Sie haben und welche konkreten Fälle Sie haben. Ein guter Verkäufer nimmt sich die Zeit, Ihnen zu zeigen, wie ATS Ihre spezifischen Bedürfnisse erfüllen kann.

Es ist auch eine Gelegenheit, all Ihre Fragen zu stellen, die Reaktionsfähigkeit des Kundendienstes zu testen und zu überprüfen, ob das Team hinter dem Produkt Ihnen zuhört.

8. Testen Sie das Tool mit einer temporären Testphase

Die Demo ist gut, aber nichts geht über einen echten Test über mehrere Wochen oder Monate. Die meisten ATS-Verlage bieten eine sogenannte temporäre Testversion an, normalerweise über einen kurzen Zeitraum von 3 bis 6 Monaten. Dies ist die perfekte Gelegenheit, das Tool in Ihrem realen Kontext in Aktion zu erleben. Während dieser Zeit können Sie einige Rekrutierungen starten, Ihre Teams einbeziehen und sehen, wie das Tool in Ihren Alltag passt.

9. Preismodelle vergleichen

ATS zeigt ihre Tarife nicht immer vollständig auf ihrer Website an, aber es ist wichtig zu verstehen, wie die Abrechnung funktioniert. Einige bieten ein monatliches Abonnement an, andere zahlen pro Jahr, manchmal mit einer begrenzten Anzahl von Neueinstellungen oder Nutzern. Stellen Sie sich die Frage genau: Was ist im Basisangebot enthalten? Gibt es versteckte Gebühren wie kostenpflichtiges Multicasting oder optionale Module?

Ziel ist es, ein Tool zu finden, das in Ihr Budget passt und gleichzeitig Ihren Anforderungen entspricht. Ein Tipp: Bevorzugen Sie immer Transparenz, Sie werden mit der Zeit gelassener sein.

10. Ziehen Sie Kundensupport und Supportdienste in Betracht

Gute Software ist wichtig, aber ein guter Kundensupport ist noch besser. Sie werden zwangsläufig Fragen, kleine Probleme oder spezielle Bedürfnisse haben. Informieren Sie sich über die Qualität des angebotenen Supports: Können Sie problemlos eine reale Person kontaktieren? Per Telefon, Chat oder E-Mail? Ist ein französischsprachiges Team schnell verfügbar? Einige Verlage bieten auch Schulungen, Workshops für den Einstieg oder zu Beginn sogar eine persönliche Betreuung an. Dies ist ein echtes Plus, um auf einer guten Basis zu beginnen und schnell Autonomie zu erlangen.

11. Lesen Sie Kundenrezensionen und Benchmarks

Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie sich die Rückmeldungen anderer Unternehmen ansehen. Kundenrezensionen sind eine echte Informationsquelle: Sie geben Ihnen täglich eine konkrete Vorstellung von der Qualität des Tools. Du kannst auf Plattformen wie CapTerra oder Trustpilot nachschauen, aber auch in deinem Netzwerk um Feedback bitten. Denken Sie auch an unabhängige Benchmarks, bei denen mehrere ATS verglichen werden. Dies wird Ihnen helfen, jede Lösung mit den anderen zu vergleichen. Die Idee ist nicht, die beliebteste zu kaufen, sondern zu überprüfen, ob das Tool in ähnlichen Kontexten wie Ihrem hält, was es verspricht.

12. Binden Sie Ihre Teams in die endgültige Entscheidung ein

Sie werden wahrscheinlich nicht allein sein, wenn Sie ATS täglich verwenden. Sie können also genauso gut Ihre Teams in den Entscheidungsprozess einbeziehen! Lassen Sie sie das Tool während der Testphase testen, ihr Feedback einholen und prüfen Sie, ob der Einstieg für alle einfach ist. Auf diese Weise kann überprüft werden, ob die Software für alle an der Rekrutierung Beteiligten geeignet ist. Und dann, seien wir ehrlich: Wenn ein Team an der Auswahl eines Tools teilnimmt, ist es im Nachhinein immer motivierter, es zu verwenden. Es ist eine Win-Win-Situation.

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Alternativen zu ATS

Bevor Sie sich auf die Suche nach einem ATS machen, fragen Sie sich vielleicht, ob Sie wirklich eine Software zur Verwaltung Ihrer Rekrutierungen benötigen. Und Sie haben Recht, wenn Sie diese Frage stellen, denn es gibt mehrere Alternativen, insbesondere wenn Sie gerade erst anfangen oder wenn Sie nur selten neue Mitarbeiter einstellen.

Rekrutierung über Excel oder Google Sheets: Vor- und Nachteile

Viele Unternehmen beginnen einfach mit Excel- oder Google Sheets-Tabellen. Es ist praktisch, einfach einzurichten und völlig kostenlos. Sie können Ihre Kandidaten, ihre Lebensläufe und den aktuellen Stand des Prozesses verfolgen. Aber schon bald werden die Grenzen spürbar. Wir verbringen viel Zeit damit, alles manuell zu aktualisieren, es schleichen sich Fehler ein und vor allem ist es sehr kompliziert, mit mehreren Personen an derselben Rekrutierung zusammenzuarbeiten. Ganz zu schweigen von der Zeitverschwendung, herauszufinden, wer was über diesen Kandidaten gesagt hat... Warum nicht für ein paar Rekrutierungen im Laufe des Jahres? Aber sobald die Lautstärke etwas ansteigt, wird es schnell zum Problem.

Verwenden Sie einfache Sourcing-Lösungen

Es gibt auch Einfachere Lösungen und sehr zugänglich, wie CRMs, Jobbörsen oder Werbeseiten. Sie können Ihr Angebot auf LinkedIn, Indeed, Pôle Emploi veröffentlichen und Bewerbungen direkt in Ihrem Posteingang erhalten. Das geht schnell, aber auch hier gilt: Sobald mehrere Neueinstellungen im Gange sind oder mehrere Personen involviert sind, wird es kompliziert. Du sortierst manuell, verlierst Lebensläufe in deiner E-Mail und jonglierst zwischen verschiedenen Websites, um deine Angebote zu veröffentlichen.

Wann ist der Wechsel zu einem ATS unerlässlich?

Wann ist es also wirklich wichtig, auf ein ATS umzusteigen? Die Antwort ist ganz einfach: Sobald Sie das Gefühl haben, dass Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit in Anspruch nehmen, dass Ihnen die Sichtbarkeit fehlt oder dass Sie unterwegs anfangen, Bewerbungen zu verlieren, ist es an der Zeit, den Sprung zu wagen. Ein ATS hilft Ihnen, sich besser zu organisieren, Zeit zu sparen und vor allem effektiver zu rekrutieren. Du wirst sehen, es ist eine echte Veränderung des Komforts.

Woran Sie sich erinnern sollten

Bei der Auswahl eines ATS geht es nicht nur darum, die Kästchen auf einem Produktblatt anzukreuzen, sondern vor allem darum, das Tool zu finden, das Ihren Alltag vereinfacht und Ihnen hilft, effektiver zu rekrutieren. Die richtige Methode besteht darin, sich zunächst die richtigen Fragen zu stellen: Was sind Ihre Bedürfnisse, Ihre Ziele, Ihre Prioritäten? Nehmen Sie sich dann die Zeit, die wichtigsten Funktionen aufzulisten, die Benutzerfreundlichkeit zu überprüfen und sicherzustellen, dass sich das Tool gut in Ihre andere Software integrieren lässt.

Vergessen Sie nicht, sich die Einhaltung der DSGVO und die Anpassungsoptionen anzusehen und fragen Sie nach einer echten Demo, die sich mit IHREM Kontext befasst. Ein temporärer Test ist immer eine gute Möglichkeit, um zu überprüfen, ob das Tool hält, was es verspricht. Vergleichen Sie Tarife, informieren Sie sich über den Kundensupport, lesen Sie Bewertungen anderer Benutzer und vor allem... beziehen Sie Ihr Team in die endgültige Entscheidung mit ein.

In absoluten Zahlen gibt es kein gutes oder schlechtes ATS, es gibt eines, das der Art und Weise, wie Sie rekrutieren, Ihren Herausforderungen und Ihrer Organisation entspricht. Und wenn Sie das richtige finden, werden Sie sehen: Ihre Rekrutierungen werden einfacher, schneller und viel angenehmer zu verwalten sein.

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