Comment bien choisir son ATS ?

Vous cherchez un logiciel de recrutement adapté à vos besoins mais vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique, c’est normal. Avec tous les outils disponibles sur le marché, on peut vite se sentir perdu. Dans cet article, je vous guide pas à pas pour choisir l’ATS qui vous conviendra vraiment, en fonction de vos besoins, de votre manière de recruter et de vos objectifs.

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Pourquoi utiliser un ATS ?

Si vous recrutez encore avec des emails éparpillés, des fichiers Excel qui se multiplient, et des post-its collés un peu partout, rassurez-vous : vous n’êtes pas seul. Mais vous allez voir, il y a un monde de différence quand on passe à un vrai outil pensé pour le recrutement. L’ATS, ou Applicant Tracking System, est justement là pour vous faire gagner un temps fou et vous simplifier la vie.

Recruter mieux, plus vite

D’abord, il vous permet de recruter mieux et surtout beaucoup plus vite. Finies les annonces oubliées sur un jobboard ou les CV qui dorment dans une boîte mail. Un ATS centralise tout : vos offres d’emploi sont diffusées en quelques clics sur plusieurs sites, les candidatures arrivent automatiquement dans votre interface, et vous pouvez suivre chaque dossier sans rien laisser passer. Vous passez moins de temps sur des tâches répétitives et plus de temps à échanger avec des candidats vraiment intéressants.

Et ce n’est pas juste une question de volume ! Grâce à des fonctionnalités comme la multidiffusion, vous recevez certes plus de candidatures, mais surtout de meilleure qualité. L’ATS vous permet de publier vos annonces sur des sites spécialisés, en plus des grandes plateformes classiques. Résultat : vous attirez des profils plus ciblés, plus pertinents pour votre besoin, et vous évitez de perdre du temps avec des candidatures à côté de la plaque.

Gérer les recrutements en collaboration

Si vous recrutez à plusieurs, vous savez à quel point il est compliqué de bien communiquer. Qui a vu ce CV ? Qui a appelé ce candidat ? Qui a validé ce profil ?

Avec un ATS, tout le monde voit la même chose au même moment. Vous pouvez laisser des commentaires, attribuer des candidats à vos collègues, partager des profils en un clic. C’est tout de suite plus fluide, plus simple et franchement moins prise de tête.

Suivre et analyser vos recrutements

Et puis surtout, vous pouvez enfin suivre et analyser vos recrutements comme un pro. Combien de candidatures avez-vous reçues ? Combien de temps pour recruter sur tel poste ? Quels canaux fonctionnent le mieux ? Un ATS vous donne toutes ces données en temps réel. Vous savez ce qui marche, ce qui bloque, et vous pouvez améliorer vos processus recrutement après recrutement.

Un ATS, c’est un vrai coup de pouce pour recruter efficacement, sereinement et avec un sacré gain de temps à la clé.

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Le processus de recrutement avec un ATS

Le processus de recrutement, c’est souvent un sacré parcours du combattant. Mais avec un ATS, tout devient plus fluide, plus simple et franchement plus agréable. Un bon logiciel de recrutement vous accompagne dès le départ, étape par étape. Il ne rédige pas à votre place, mais il vous guide de A à Z pour structurer parfaitement votre offre d’emploi. Vous suivez un parcours clair, avec des étapes précises qui vous rappellent quoi écrire, quelles informations sont indispensables et comment rendre votre annonce plus attractive. Résultat : vos offres sont toujours complètes, bien présentées, et surtout plus visibles sur les sites d’emploi grâce à un bon référencement. Fini les annonces bâclées qui passent inaperçues !

Ensuite, il s’occupe de la diffusion, et pas qu’un peu ! Votre annonce part sur une multitude de sites d’emploi, des plus gros généralistes jusqu’aux jobboards spécialisés selon votre secteur. Vous touchez plus de monde, mais surtout les bonnes personnes. Et si vous faites un peu de sourcing direct, l’ATS vous permet aussi de centraliser tout ça. Vous pouvez importer des profils LinkedIn, ajouter des candidatures spontanées, tout arrive au même endroit, organisé et prêt à être traité. Plus de perte de temps à jongler entre dix outils, tout est centralisé.

Enfin, l’ATS facilite tout le reste : la collaboration avec vos collègues, l’évaluation des candidats, la prise de décision finale. Vous pouvez personnaliser votre processus, définir vos étapes de recrutement, faire avancer les candidats dans un vrai pipeline visuel. Finies les réunions interminables juste pour savoir où en est un dossier. Vous suivez tout en temps réel, vous commentez, vous partagez, vous décidez. Et le tout, sans vous noyer sous les emails ou les fichiers partagés. Résultat : vous recrutez plus vite, mais surtout beaucoup mieux.

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Les 12 étapes pour bien choisir son ATS

1. Définir vos besoins et objectifs

Avant de foncer tête baissée dans des démos ou des comparatifs d’ATS, prenez un moment pour réfléchir à ce que vous attendez vraiment de votre futur outil. Pourquoi avez-vous envie de changer vos habitudes ? Qu’est-ce qui vous manque aujourd’hui ? 

Peut-être que vous perdez trop de temps à trier les candidatures, que vous manquez de visibilité sur vos recrutements, ou que vous avez besoin de recruter plus vite sur certains postes. Listez vos objectifs très simplement, noir sur blanc. Est-ce que vous voulez avant tout gagner du temps ? Mieux collaborer avec vos équipes ? Améliorer la qualité des candidatures ? Avoir une idée claire de vos priorités vous aidera à faire le tri plus facilement ensuite, sans vous laisser séduire par des fonctionnalités gadgets.

2. Lister les fonctionnalités indispensables (et secondaires)

Une fois vos objectifs posés, il est temps de faire la liste de vos attentes concrètes. Quelles fonctionnalités vous semblent vraiment incontournables pour travailler dans de bonnes conditions ? Par exemple, la multidiffusion d’annonces, le suivi des candidatures en pipeline, la centralisation des candidatures ou encore des statistiques détaillées.

L’idée, c’est de ne pas se perdre dans des comparaisons infinies : vous saurez rapidement si un outil coche les cases les plus importantes pour vous.

3. Évaluer la simplicité d’utilisation

Un ATS peut être ultra complet, mais s’il vous donne mal à la tête dès la première connexion, c’est non !

La simplicité d’utilisation, c’est un vrai critère à ne pas sous-estimer. L’objectif, c’est que vous et vos collègues puissiez prendre en main l’outil rapidement, sans avoir besoin d’une formation de trois jours.

4. Analyser l’intégration avec vos outils existants (SIRH, paie, tests, agenda…)

Un bon ATS, c’est aussi un ATS qui s’intègre dans votre environnement de travail. Pas question de devoir faire des copier-coller ou de ressaisir les informations à la main.

Vérifiez dès le départ si l’outil peut se connecter facilement à vos logiciels existants : SIRH, logiciel de paie, agenda Outlook ou Google Calendar, outils de tests de compétences, voire même messagerie interne.

Plus votre ATS saura s’interfacer avec le reste de votre organisation, plus vous gagnerez du temps et éviterez les erreurs. Un outil qui s’adapte, c’est toujours un bon investissement sur le long terme.

5. Vérifier la conformité RGPD et sécurité des données

L’ATS que vous choisirez doit absolument être conforme au Règlement Général sur la Protection des Données.

Ça veut dire qu’il doit vous permettre de collecter le consentement des candidats, de gérer des durées de conservation, de supprimer ou anonymiser des données facilement.

Posez clairement la question aux éditeurs : est-ce que la plateforme respecte bien la réglementation européenne ? Où sont stockées les données ? Qui peut y accéder ? C’est aussi une question de confiance avec vos candidats, et une manière de dormir tranquille en cas de contrôle de la CNIL.

6. Regarder les possibilités de personnalisation

Chaque entreprise a ses petites habitudes, ses processus internes, sa façon de faire. Un bon ATS doit pouvoir s’adapter à vous, et pas l’inverse. Un logiciel rigide qui vous force à changer toute votre organisation risque vite de devenir frustrant. Un outil souple, qui s’adapte à vos besoins, vous permettra au contraire de rester efficace et de mieux impliquer vos équipes.

7. Demander une démonstration personnalisée

Avant de sortir la carte bancaire, demandez toujours une démo personnalisée. Pas juste un petit tour rapide de l’outil, mais une vraie présentation adaptée à votre contexte. Expliquez votre manière de recruter, vos enjeux, vos cas concrets. Un bon commercial prendra le temps de vous montrer comment l’ATS peut répondre à vos besoins précis.

C’est aussi l’occasion de poser toutes vos questions, de tester la réactivité du service client, et de vérifier si l’équipe derrière le produit est à votre écoute.

8. Tester l’outil avec une période de test temporaire

La démo, c’est bien, mais rien ne vaut un vrai test sur plusieurs semaines ou mois. La plupart des éditeurs d’ATS proposent ce qu’on appelle un essai temporaire, généralement sur une période courte de 3 à 6 mois. C’est l’occasion idéale de voir l’outil en action dans votre contexte réel. Pendant cette période, vous pouvez lancer quelques recrutements, impliquer vos équipes, voir comment l’outil s’intègre dans votre quotidien.

9. Comparer les modèles tarifaires

Les ATS n’affichent pas toujours leurs tarifs en grand sur leur site, mais il est important de bien comprendre comment fonctionne la facturation. Certains proposent un abonnement mensuel, d’autres facturent à l’année, parfois avec un nombre de recrutements ou d’utilisateurs limité. Posez bien la question : qu’est-ce qui est inclus dans l’offre de base ? Y a-t-il des frais cachés comme la multidiffusion payante ou des modules en option ?

L’objectif, c’est de trouver un outil qui rentre dans votre budget tout en répondant à vos besoins. Un conseil : privilégiez toujours la transparence, vous serez plus serein sur la durée.

10. Considérer le support client et les services d’accompagnement

Un bon logiciel, c’est important, mais un bon support client, c’est encore mieux. Vous aurez forcément des questions, des petites galères ou des besoins spécifiques. Renseignez-vous sur la qualité du support proposé : est-ce que vous pouvez contacter une vraie personne facilement ? Par téléphone, chat ou email ? Y a-t-il une équipe francophone disponible rapidement ? Certains éditeurs proposent aussi des formations, des ateliers de prise en main, ou même un suivi personnalisé au début. C’est un vrai plus pour démarrer sur de bonnes bases et gagner en autonomie rapidement.

11. Lire les avis clients et benchmarks

Avant de faire un choix définitif, allez jeter un œil aux retours d’autres entreprises. Les avis clients sont une vraie mine d’informations : ils vous donnent une idée concrète de la qualité de l’outil au quotidien. Vous pouvez regarder sur des plateformes comme Capterra ou Trustpilot, mais aussi demander des retours dans votre réseau. Pensez aussi aux benchmarks indépendants qui comparent plusieurs ATS, cela vous aidera à situer chaque solution par rapport aux autres. L’idée, ce n’est pas d’acheter le plus populaire, mais de vérifier que l’outil tient ses promesses dans des contextes similaires au vôtre.

12. Impliquer vos équipes dans le choix final

Vous ne serez probablement pas seul à utiliser l’ATS au quotidien. Alors autant impliquer vos équipes dans le processus de décision ! Faites-leur tester l’outil pendant la période d’essai, récoltez leurs impressions, voyez si la prise en main est facile pour tout le monde. Cela permet de vérifier que le logiciel convient bien à l’ensemble des personnes impliquées dans le recrutement. Et puis, soyons honnêtes : quand une équipe participe au choix d’un outil, elle est toujours plus motivée à l’utiliser après. C’est gagnant-gagnant.

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Les alternatives aux ATS

Avant de vous lancer dans la recherche d’un ATS, vous vous demandez peut-être si vous avez vraiment besoin d’un logiciel pour gérer vos recrutements. Et vous avez raison de poser la question, parce qu’il existe plusieurs alternatives, surtout quand on démarre ou qu’on recrute peu souvent.

Recruter via Excel ou Google Sheets : avantages et limites

Beaucoup d’entreprises commencent tout simplement avec des tableaux Excel ou Google Sheets. C’est pratique, facile à mettre en place, et totalement gratuit. Vous pouvez suivre vos candidats, leurs CV, où ils en sont dans le processus. Mais assez vite, les limites se font sentir. On passe un temps fou à tout mettre à jour manuellement, il y a des erreurs qui se glissent, et surtout, il est très compliqué de collaborer avec plusieurs personnes sur un même recrutement. Sans parler de la perte de temps à retrouver qui a dit quoi sur tel candidat… Pour quelques recrutements dans l’année, pourquoi pas. Mais dès que le volume monte un peu, ça devient vite une galère.

Utiliser des solutions de sourcing simples

Il y a aussi des solutions plus simples et très accessibles, comme les CRM, jobboards ou les sites d’annonces. Vous pouvez diffuser votre offre sur LinkedIn, Indeed, Pôle Emploi, et recevoir des candidatures directement dans votre boîte mail. C’est rapide, mais là encore, dès que vous avez plusieurs recrutements en cours ou plusieurs personnes impliquées, ça se complique. Vous vous retrouvez à trier manuellement, à perdre des CV dans votre messagerie, et à jongler entre différents sites pour publier vos offres.

Quand passer à un ATS devient indispensable ?

Alors, quand est-ce qu’il devient vraiment indispensable de passer à un ATS ? La réponse est assez simple : dès que vous sentez que vos recrutements vous prennent trop de temps, que vous manquez de visibilité ou que vous commencez à perdre des candidatures en route, il est temps de franchir le pas. Un ATS vous aide à mieux vous organiser, à gagner du temps, et surtout à recruter plus efficacement. Vous verrez, c’est un vrai changement de confort.

Ce qu’il faut retenir

Choisir un ATS, ce n’est pas juste cocher des cases sur une fiche produit, c’est surtout trouver l’outil qui va vous simplifier la vie au quotidien et vous aider à recruter plus efficacement. La bonne méthode, c’est de commencer par vous poser les bonnes questions : quels sont vos besoins, vos objectifs, vos priorités ? Ensuite, prenez le temps de lister les fonctionnalités indispensables, de vérifier la simplicité d’utilisation et de vous assurer que l’outil s’intègre bien avec vos autres logiciels.

N’oubliez pas de regarder la conformité RGPD, les possibilités de personnalisation, et de demander une vraie démo qui parle de VOTRE contexte. Un test temporaire est toujours un excellent moyen de vérifier si l’outil tient ses promesses. Comparez les tarifs, renseignez-vous sur le support client, lisez les avis d’autres utilisateurs, et surtout… impliquez votre équipe dans le choix final.

Il n’y a pas de bon ou mauvais ATS dans l’absolu, il y a celui qui correspond à votre façon de recruter, à vos enjeux et à votre organisation. Et quand vous trouvez le bon, vous verrez : vos recrutements seront plus simples, plus rapides et beaucoup plus agréables à gérer.

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