ATS ou CRM : quel outil pour votre sourcing de candidats ?

Pourquoi avez-vous besoin d'un CRM dans votre stratégie de recrutement ? En quoi est-ce différent de votre ATS ? Telles sont les questions que se posent des milliers d'entreprises qui essaient d'obtenir les meilleurs résultats en matière de recrutement.

Le débat ATS / CRM ne fait que commencer, c'est le moment de s'assurer que vous comprenez parfaitement ce que les deux outils peuvent offrir.

Même le meilleur logiciel au monde ne peut pas résoudre les problèmes de recrutement, mais obtenir la bonne technologie peut vous faire économiser du temps et de l'argent et vous faire prendre de l'avance sur vos concurrents.

ATS ou CRM : Définitions

C'est l'heure des définitions rapides pour que nous soyons tous sur la même longueur d'onde.

ATS : votre "Applicant Tracking System" permet de suivre le processus de recrutement dans son intégralité, de suivre le parcours des candidats à une offre d'emploi et d'enregistrer les demandes des candidats. L'ATS est l'outil traditionnel des recruteurs.

CRM : votre "Customer Relationship Management" (en français "Gestion de la Relation Client") a pour objectif d'optimiser la qualité de la relation client pour le fidéliser et maximiser le chiffre d'affaires ou la marge réalisée avec lui. Dans le domaine du recrutement, un CRM est destiné aux chercheurs d'emploi et aux candidats. C'est le moteur qui anime votre équipe de sourcing, vous permet de créer des viviers de talents et vous aide à construire et à entretenir des relations avec des talents passifs.

En d'autres termes, l'ATS est un outil de workflow et de conformité qui gère les candidats tandis que le CRM est un écosystème de tous les candidats passifs et actifs, ainsi que tous ceux qui ont déjà postulé dans votre entreprise. Le CRM est un véritable centre de renseignement sur les talents que vous pouvez acquérir.

Actuellement, l'ATS est le plus largement utilisé, mais de nombreux analystes pensent qu'à l'avenir 60% du processus de recrutement sera géré par le CRM !

Les limites de l'ATS

Beaucoup pensent qu'ils n'ont pas besoin d'un CRM de recrutement dans la mesure où ils ont déjà un ATS, alors qu'en fait, les possibilités qu'offre un ATS ne sont pas aussi poussées que celles d'un outil CRM.

Quatre raisons expliquent cela :

1. Vous devez saisir manuellement un (bien) trop grand nombre de champs obligatoires

Votre équipe doit parcourir les champs et les formulaires requis, perdant du temps avec la saisie manuelle des données. Cela est extrêmement inefficace et peut avoir un impact négatif sur le temps consacré à l'embauche et à la conversion des candidats (pour ne citer que quelques paramètres).

2. Votre base de données est largement perçue comme étant non segmentée

Vos données sont-elles uniquement destinées au processus de workflow et à la conformité ? Les informations sur les candidats dans votre base de données peuvent être un atout énorme pour le sourcing et le reporting, mais très peu d'ATS vous aident à obtenir un ROI décent.

3. Vous devez présélectionner les CV

Pouvez-vous évaluer les candidats sans leur CV ? Votre système dépend-il des informations que les candidats saisissent eux-mêmes ? Si vous êtes dépendant des données que les candidats vous fournissent, vous n'avez certainement pas de CRM !

4. Vous ne pouvez pas mesurer l'engagement

Votre équipe a-t-elle un moyen de voir si les candidats sont actifs ou engagés ? Pouvez-vous suivre les relations ? Si ce n'est pas le cas, vous devez compter sur des interactions formelles avec les candidats pour obtenir un aperçu de la situation.

Comment savoir si vous avez besoin d'un CRM de recrutement ?

Les CRM de recrutement sont de plus en plus le choix sexy (dans la mesure où les systèmes de recrutement peuvent être sexy), mais comment savoir si vous en avez réellement besoin ?

Il ne s'agit en aucun cas d'une liste exhaustive, mais elle devrait vous donner un indicateur de la possibilité d'utiliser ou non un CRM.

1. Pratiquez-vous activement un sourcing de candidats ?

L'ATS est entièrement réactif - vous pouvez seulement l'utiliser pour traiter avec les candidats qui ont postulé. Il y a un problème évident ici. Si vous recherchez activement des candidats, vous ne pouvez pas utiliser votre ATS.

Au contraire, un bon CRM vous permet d'être proactif, de cibler les prospects que vous voulez vraiment et de construire de nouvelles relations.

2. Votre équipe utilise-t-elle des feuilles de calcul Excel pour gérer les données des candidats ?

Vous avez dépensé des milliers dans un système de recrutement brillant, mais votre équipe fait toujours appel à Excel pour gérer les candidats !

Nous avons vu des données de candidats suivies avec une variété d'outils différents ; des post-it collés sur le mur aux tâches Outlook, mais les feuilles de calcul sont probablement les plus populaires.

Les tableurs Excel sont parfaits pour la comptabilité, mais terribles pour le recrutement. Vous devez tout mettre à jour manuellement, vous n'avez aucun aperçu des relations avec les candidats et vous devez les utiliser en conjonction avec d'autres outils (email, etc.), de sorte que vous sautez toujours d'un endroit à l'autre.

3. Êtes-vous une équipe de plusieurs recruteurs ?

Si vous êtes un recruteur travaillant en solo, vous pourriez vous en sortir en gardant les détails de la relation dans votre tête et en équilibrant un certain nombre d'outils de recrutement différents.

Si au contraire vous faites partie d'une équipe, toutes vos données sur les candidats doivent être accessibles à tout moment. Vous devez connaître l'état de chaque relation et savoir si des collègues ont déjà parlé à un candidat.

Avec un CRM de recrutement, vous et votre équipe pouvez partager des notes, suivre les candidats, développer et entretenir des candidats-prospects et documenter l'activité de manière transparente et collaborative dans toute l'organisation.

4. Avez-vous des profils difficiles à sourcer ?

Tandis que certains postes seront toujours inondés de candidatures, de nombreux profils sont nettement plus difficiles à recruter que d'autres. 

Si vous êtes à la recherche de développeurs PHP, votre succès dépendra de la capacité à mettre en place un pipeline de candidats et à entretenir des relations, et non pas seulement en postant une annonce sur un jobboard.

C'est ici que le CRM prend tout son sens : son but même est de vous aider à constituer un vivier de talents passifs qui correspondent à votre marque employeur et à vos opportunités de carrières.

5. Perdez-vous beaucoup de temps sur les processus et les workflows ?

Comment nous passons nos journées est, bien sûr, comment nous passons nos vies - Annie Dillard

Êtes-vous perdu dans la saisie des données et le processus ? Presque tous les ATS exigent beaucoup d'amour et d'attention pour fonctionner correctement. Cela équivaut à beaucoup de temps perdu pour votre équipe.

Les systèmes CRM modernes automatisent la majeure partie du processus. 

6. Avez-vous un grand nombre de profils candidats dans votre ATS ?

Combien de candidats ont postulé dans votre entreprise au fil des ans ? Des milliers ? Plus ?

Ces données sont actuellement en train de pourrir dans votre ATS, obsolètes et inutilisables. Il y a peut-être des centaines de candidats qui sont pertinents pour des postes, mais les données sont inexactes, de sorte que vous ne le saurez jamais.

Le bon CRM peut automatiquement mettre à jour toutes les données issues de votre ATS et vous permettre de cibler les meilleurs de ces candidats précédents pour des postes.

7. Participez-vous à des salons pour l'emploi ou lancez-vous des campagnes de communication en ligne pour susciter l'intérêt ?

Les salons pour l'emploi et les campagnes de communication en ligne sont une excellente façon de bâtir votre marque employeur et d'attirer des candidats passifs. Le problème, c'est qu'il est difficile de mesurer le ROI. Il est difficile de suivre les candidats qui sont venus à votre événement ou qui ont vu votre campagne.

Trop souvent, vous êtes incapable d'exprimer la valeur de l'événement en premier lieu !

Un bon CRM suivra automatiquement les participants à vos événements et les prospects de vos campagnes. Il vous aidera à entretenir ces relations naissantes et vous donnera les chiffres dont vous avez besoin pour prouver à votre patron à quel point les initiatives sont précieuses !

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